Organitzar un esdeveniment de conferències amb oportunitats de negoci pot ser una tasca desafiant però gratificant. A títol d’exemple, en aquest post us explico com vaig participar organitzant les Jornades de Fusta: Interiorisme i Construcció, celebrades a l’E.T.S.A.V. de Sant Cugat del Vallès 14 i 15 de novembre 2024.
Per què Sant Cugat del Vallès?
Ubicació estratègica: Sant Cugat està ben connectada amb Barcelona i altres zones metropolitanes, facilitant l’accés en transport públic a tots els assistents.
Entorn proper a les indústries de la fusta. A més, disposa de centres de recerca, universitats i empreses tecnològiques afavoreixen les oportunitats de participació.
Infraestructura: Bones infraestructures de transport públic i comunicació, incloent-hi , autobusos, F.F.C.C. i proximitat a autopistes.
Què cal fer en la fase prèvia a l’esdeveniment?
Reserva de l’Espai: Triar la Universitat d’Arquitectura del Vallès per la seva ubicació i per permetre la participació d’estudiants i la interacció amb empreses.
Definició de la Temàtica de les conferències: Optar per tres monogràfics d’interès per a la indústria de la fusta: foc, acústica i industrialització.
Selecció d’Experts: Identificar i convidar professionals destacats en els temes objecte de debat.
Espai Expositiu: Realitzar la prospecció i venda d’espais expositius als patrocinadors per cobrir les despeses de l’esdeveniment.
Equipament: Cal assegurar que comptem amb l’equipament necessari, com projectors, micròfons i connexió a internet.
Gestió d’Inscripcions: Utilitzar Google Forms per gestionar les inscripcions.
Coordinació amb Centres Educatius: Contactar amb caps de departament de formació professional per coordinar l’assistència esglaonada.
Càtering i Espais de Socialització: Contractar càtering i coordinar espais de socialització per fomentar la interacció entre empreses i assistents, facilitant la captació de talent.
Quin va ser el meu paper en el procés de comunicació?
Actualització contingut web www.gremifustaimoble.cat afegint informací relevant que va servir de base per a la creacció de tota la campanya de comunicació.
Difusió a Xarxes Socials: Fer el seguiment de la difusió a les xarxes socials i canals de comunicació del Gremi Fusta i Moble per atreure participants.
Notes de Premsa: Enviar comunicats a mitjans rellevants per generar interès.
Butlletí Món Fusta: Crear contingut per al butlletí amb detalls i novetats relacionades amb l’esdeveniment.
I després de l’esdeveniment, què cal fer?
Enquestes de satisfacció, anàlisi de resultats e definir les millores a implementar en l’organitzacio de futurs esdevenients. La dinàmica d’organitzar aquests esdeveniments és un procés en el qual tinc una àmplia experiència des que em vaig incorporar al Gremi l’any 2016 amb la primera edició del Congrés Fira Fusta Constructiva.
